Workshop: Kommunen, Baugenossenschaften, Bauakten & Digitalisierung

Wie können kommunale Bauakten (Papier, Scan, PDF) systematisch digitalisiert, strukturiert und rechtssicher nutzbar gemacht werden – und welche Wege gibt es dafür? Im Workshop geben wir einen praxisnahen Überblick über typische Vorgehensmodelle und Bausteine: von der Akten-Digitalisierung über Metadaten/Indexierung, Dokumenten- und Vorgangsmanagement bis hin zu Schnittstellen zu GIS/CAFM/BIM sowie KI-gestützter Informationsextraktion. Dabei geht es nicht nur um Technik, sondern auch um Organisation, Rollen, Datenqualität, Datenschutz/Archivrecht und die Frage, wie man aus einem „Scan-Archiv“ echte Arbeitsfähigkeit macht.

Im Fokus steht, wie die gewonnenen Informationen künftig operativ genutzt werden können: zur schnellen Bestandsklärung, zur Beschleunigung von Genehmigungs- und Vergabeprozessen, für Sanierungs- und Modernisierungsvorhaben (insbesondere energetisch), für Förder- und Nachweislogiken sowie zur besseren Vorbereitung und Umsetzung kommunaler und privater Bauprojekte. Ergänzend werden zentrale Erfolgsfaktoren und typische Stolpersteine (Ablagestrukturen, Aktenlogik, Verantwortlichkeiten, Schnittstellen, Qualitätssicherung) diskutiert.

Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf Erfahrungen aus ersten Projekten mit Gemeinden in Baden-Württemberg: Welche Ansätze haben sich bewährt, welche Entscheidungen…